개인정보에 대해 과거보다는 유출, 노출 방지를 위해 HR이나 관련 부서에서 노력하고 있지만 채용을 준비할 때 많은 개인정보가 수집이 이루어지다 보니 막상 채용시 개인정보를 어떻게 수집하고 처리해야하는지 궁금할 수 있는데요. 이에 고용노동부에서는 최근 이에 대한 가이드라인을 제시했습니다.
채용기획 단계의 개인정보 처리 검토 방법
채용기획 및 채용준비 단계는 회사에서 적절한 인재 선발에 필요한 개인정보 결정 및 보호계획 수립하는 단계로 실제 채용전형 이전까지의 단계로 입사지원자들의 개인정보 수집 범위를 채용전형부터 채용결정까지 향후 계획과 함께 준비하고 회사(HR)에서 점검해야 합니다.
1. 개인정보 보호 원칙에 근거하여 채용계획 수립
① 채용 전형 단계별로 필요한 최소한의 개인정보를 결정
- 지원서 접수, 필기시험, 면접 등 채용 전형 단계별로 필요한 최소한의 개인정보를 결정
참고로 필요한 최소한이라는 입증책임은 회사가 부담해야 하기 때문에 가급적 필요한 최소한의 정보가 무엇인지 파악하는 게 우선되어야 합니다.
고용노동부에서는 채용 전형 단계별로 필요한 개인정보를 수집하는 경우 입사 지원자가 해당 전형에 필요한 자료를 더욱 충실하게 작성할 것을 기대할 수 있다고 하는데, 채용담당자와 입사지원자 모두 자료준비에 대한 부담은 발생할 수 있습니다.
전형 단계별 필요한 최소한의 개인정보 (사례)
| 전형 단계 | 수집정보 |
| 전단계 공통 | 이름, 전화번호, 주소 등 |
| 서류전형 | 학점, 외국어 성적, 자격증 보유여부, 연구실적, 경력 등 |
| 필기시험 | 필기시험 과목별 성적 등 |
| 면접 | 인성, 기타 경험, 경력 및 학업내용, 포부 등 |
| 신체검사 | 직무 수행가능여부 판단에 필요한 최소한의 건강정보 등 |
상기 내용은 고용노동부에서 제공한 단계별 사례이며, 실제 각 회사마다 다른 인재상, 직무특성 및 선발방법 등에 따라 요구하는 수집정보는 변동 가능합니다.
채용 이후에 필요한 개인정보로서 직무의 수행에 필요하지 아니한 정보를 입사지원 시에 수집하는 것은 최소수집 원칙에 위배 소지가 있기 때문에 채용 결정전 가족수당 지급에 필요한 가족관계 정보 등을 미리 수집하지 않습니다.
또한 직무 수행에 필요하지 않은 개인정보는 채용절차법에 따라 수집이 금지되니 주의가 필요합니다. (하단 법령 참고)
채용절차법 제4조의 3(출신지역 등 개인정보 요구 금지)
구인자는 구직자에 대하여 그 직무의 수행에 필요하지 아니한 다음 각 호의 정보를 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집하여서는 아니 된다.
1. 구직자 본인의 용모·키·체중 등의 신체적 조건
2. 구직자 본인의 출신지역·혼인여부·재산
3. 구직자 본인의 직계 존비속 및 형제자매의 학력·직업·재산
② 민감정보·고유식별정보는 원칙적으로 수집 금지
- 민감정보 : 사상·신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 유전정보, 범죄경력자료, 신체적, 생리적, 행동적 특징에 관한 정보로서 특정 개인을 알아볼 목적으로 일정한 기술적 수단을 통해 생성한 정보, 인종이나 민족에 관한 정보
- 고유식별정보 : 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호
예외적으로 민감정보 등의 수집이 불가피하다고 입증할 수 있는 범위 내에서 입사 지원자로부터 별도의 동의를 받은 경우 수집 가능. 단, 주민등록번호는 법률·대통령령 등에 근거가 있는 경우에 한해 수집 가능
청소년성보호법 등 법령에서 민감정보 등의 처리를 요구하는 경우 등에는 아래의 법령을 따라야 합니다. (하단 법령 참고)
청소년성보호법 제56조(아동·청소년 관련기관등에의 취업제한 등)
⑤ 아동·청소년 관련기관등은 취업자등에 대하여 성범죄의 경력을 확인하여야 하며, 이 경우 본인의 동의를 받아 관계 기관의 장에게 성범죄의 경력 조회를 요청하여야 한다. 다만, 취업자등이 성범죄 경력 조회 회신서를 아동·청소년 관련기관등의 장에게 직접 제출한 경우에는 성범죄 경력 조회를 한 것으로 본다.
아동·청소년 관련기관 등 : 어린이집, 유치원, 각급 학교, 학생상담지원시설 또는 위탁 교육시설, 학원·교습소, 청소년 지원센터, 아동· 청소년의 이용이 제한되지 아니하는 체육시설, 공동주택관리사무소 등 (같은 조 제1항)
③ 고용 계약의 체결 과정인 채용 전형에 필요한 최소한의 개인정보 수집은 입사 지원자의 동의 불필요
④ 개인정보를 입사 지원자로부터 직접 수집하지 않은 경우(인물 DB 등에 공개된 정보를 사회통념상 입사 지원자의 동의 의사가 있다고 인정되어 수집한 경우 등), 해당 입사 지원자가 요구하면 수집출처·처리목적·처리정지 요구권이 있음을 고지해야 함
2. 입사 지원자 개인정보의 안전한 관리를 위한 계획 수립
① 입사지원서 접수 담당자 등 전형단계별 개인정보 취급자를 필요한 최소한으로 지정하여, 개인정보의 유·노출 가능성을 최소화할 수 있도록 계획을 수립해야 합니다.
② 잡코리아, 사람인, 마이다스 등 채용대행사 등에게 입사 지원자의 개인정보 처리 업무를 위탁하는 경우 문서로 하고, 교육 및 관리·감독 철저히 합니다.
참고 : 개인정보 처리 위탁 시 준수사항(개인정보보호법 제26조 주요 내용)
제26조(업무위탁에 따른 개인정보의 처리 제한)
① 개인정보처리자가 제3자에게 개인정보의 처리 업무를 위탁하는 경우에는 다음 각 호의 내용이 포함된 문서에 의하여야 한다.
1. 위탁업무 수행 목적 외 개인정보의 처리 금지에 관한 사항
2. 개인정보의 기술적·관리적 보호조치에 관한 사항
3. 그 밖에 개인정보의 안전한 관리를 위하여 대통령령으로 정한 사항
② 제1항에 따라 개인정보의 처리 업무를 위탁하는 개인정보처리자는 위탁하는 업무의 내용과 개인정보 처리 업무를 위탁받아 처리하는 자를 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 대통령령으로 정하는 방법에 따라 공개하여야 한다.
④ 위탁자는 업무 위탁으로 인하여 정보주체의 개인정보가 분실·도난·유출·위조·변조 또는 훼손되지 아니하도록 수탁자를 교육하고, 처리 현황 점검 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독하여야 한다.
⑥ 수탁자가 위탁받은 업무와 관련하여 개인정보를 처리하는 과정에서 이 법을 위반하여 발생한 손해배상책임에 대하여는 수탁자를 개인정보처리자의 소속 직원으로 본다.
따라서 채용을 준비 중인 회사라면 개인정보 수집 범위를 최소화하고 회사에 인재상 또는 직무에 따라 입사지원자에게 필요한 개인정보가 어느 항목이 있는지 정의할 필요가 있습니다. 물론 해당하는 개인정보로 채용의 결정에 의미가 있는 데이터가 되어야하며, 그렇지 않은 정보는 과감히 제외해야 합니다.
채용 준비에는 채용전형과 또 합격자 통보 등과 관련한 개인정보 처리와 보호에 대한 대안을 마련해야하며, 채용대행사와 함께 채용을 진행하더라도 개인정보에 대한 부분은 실제 개인정보 담당자 또는 채용 담당자가 문제가 없는지 살펴봐야합니다.
참조 : 개인정보 보호 가이드라인 인사·노무 편 (고용노동부)
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