직원이 퇴직하게 되면 개인정보를 정리해야 하는데요. 모든 자료를 즉시 폐기해서는 안 됩니다. 근로기준법에 따라 중요 서류는 일부 보존을 해야 하는데, 어떤 기준으로 판단해야 하는지 알아보도록 하겠습니다.
인사노무 근로계약 서류 보존
사용자는 분쟁이 발생할 경우를 대비하여 근로자명부, 근로계약서, 임금대장 등 근로계약에 관한 중요한 서류를 작성하여 근로기준법 제43조 계약 서류의 보전에 따라 3년간 보존해야 해야 합니다.
제42조(계약 서류의 보존)
사용자는 근로자명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3 년간 보존하여야 한다.
위반 시 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료
보관해야 할 인사 노무 관련 서류와 보존기간 시작일
| 대상 서류 | 보전기간 시작일 | 보전기간 |
| 근로자 명부 | 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한날 | 3년 |
| 근로계약서 | 근로관계가 끝난 날 | |
| 임금대장 | 마지막으로 작성한 날 | |
| 임금의 결정 · 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 |
마지막으로 작성한 날 | |
| 고용·해고·퇴직에 관한 서류 | 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 | |
| 승급·감급에 관한 서류 | 승급·감급이 완료된 날 | |
| 휴가에 관한 서류 | 휴가를 완료된 날 | |
| 탄력적 · 선택적 근로시간제, 근로시간특례 합의 등에 따른 서면합의한날 근로자대표 서면합의 서류 | 서면 합의한 날 | |
| 18세 미만 연소자 고용시 연령을 증명하는 가족관계 기록사항에 관한 증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서 | 근로자가 7~18세가 되는 날 (18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한날) |
만약 근로자가 퇴직한 후 개인정보 보호를 이유로 근로계약서, 사직서 등 모두 폐기해서는 안 되며, 근로기준법에 따라 상기 내용에 해당하는 서류는 보관해야합니다.
근로기준법에서 정하고 있는 3년 기간이 지난 후에 파기하더라도 개인정보 보호법 위반에 해당하지 않기 때문에 반드시 근로기준법에 따른 보전년한을 잘 확인하시고 보관해야 합니다.
참고로 임금대장 등 의 경우 언제든지 출력이 가능하다면 전자문서로 보존하는 것도 가능하지만 해킹, 바이러스 등 문서를 확인 할 수 없다면 문제가 법 위반에 해당할 수 있으니 서류보존에 주의가 필요합니다.
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